Factores a considerar en la organización de eventos

Organizar un evento, debe entenderse como la preparación de un acto de comunicación que sucede “en vivo y a todo color”, por ello,  la complejidad del mismo suele tener ciertos contratiempos y errores que muchas veces pasamos por alto pero que pueden hacer la diferencia entre el éxito o fracaso del mismo.

A lo largo de mi experiencia profesional, me he topado con diversos contratiempos que suelen ser comunes en la organización de eventos sin importar si es un concierto, un congreso, un concurso o una celebración pequeña:

1. La Climatología.

Mi primer gran tope como organizador de eventos sucedió al organizar un concierto en la parte trasera de un restaurante que estaba “al descubierto”, aquella noche comenzaron las lluvias en la ciudad y 20 minutos antes del evento cayó una gran llovizna, tenía el espacio llenó y todo vendido, tuve que acordar con el dueño un nuevo arreglo para poder salir avante con el evento.

Sé que es casi imposible prever el tiempo que vivirás en tu evento, pero siempre es importante revisar la predicción climática y en caso de que pueda haber lluvia, tener un plan B listo para ejecutarse de forma rápida.

2. La tecnología.

Un común denominador en todos los eventos a los que he asistido es que siempre existen problemas relacionados con la cuestión tecnológica: desde una computadora que no proyecta en el cañón, pasando por cables que hacen falta, hasta cuestiones de sonoridad o fallas en la conexión a internet.

Siempre debes tener personal calificado para asegurar un funcionamiento perfecto, una buena colección de cables de audio y video, transformadores y convertidores; además de estandarizar el formato de presentación de contenidos multimedia para tus participantes.

3. La Gastología.

Al realizar un homenaje del Fusilamiento de Maximiliano, recuerdo no haber considerado algo tan básico como un par de extensiones para poder llevar corriente desde la toma hasta el sitio dónde estaba el centro de control de la iluminación, en el momento, tuve que pagarlas de mi bolsa, ya que no estaban incluidas en el presupuesto presentado.

Hacer un evento implicará gastos, por muy pequeños que sea, siempre existirán y debemos tomar este factor en cuenta para evitar terminar poniendo de nuestra bolsa, por ello, siempre es importante incluir en el presupuesto una partida de gastos imprevistos, con el fin de poder soportar gastos extras no contemplados inicialmente.

4. La tramitología.

 Hacer actos públicos requiere de una cantidad considerable de permisos por parte de la autoridad, he visto conciertos cancelados por que olvidaron tramitar un visto bueno de Protección Civil o congresos clausurados por falta de una ambulancia.

Sin importar si realizas un rally en un parque o haces un congreso en un centro empresarial, debes saber que la renta del espacio o el uso del mismo per se no viene con los tramites incluidos. Haz un checklist de ellos y si no los conoces, acude a las oficinas de tu delegación o municipio para informarte de todo lo necesario.

5. La staffología.

Tener un buen staff puede ser crucial para que tu evento salga adelante, ellos serán tu apoyo y quienes darán la cara a los asistentes cuando algo salga mal. Contar con puros “voluntarios” no será algo positivo, siempre debes considerar tener gente profesional y con experiencia para que, en caso de un imprevisto, puedan tomar decisiones sin consultarte.

6. La tiempología.

He visto eventos que parecen eternos en los que literalmente pueden “desaparecer tus pompis” de tanto tiempo que estas sentado, la correcta distribución de los tiempos siempre será un factor clave para que los asistentes terminen felices o cansados. Nuestro cerebro pierde concentración tras una hora y media de atender alguna tarea, considerar esto en tus tiempos de actividades será vital para la organización.

Además, debes ser consiente que 10 minutos de break no son suficientes para descansar, ese tiempo es el que tomas en salir del evento, descansos de 30 minutos entre las actividades del evento asegurarán que tus asistentes tomen energía y regresen motivados.

Por último, si tienes ponentes, considera en su tiempo un espacio para que interactúen con el público sin que les cortes la inspiración.

7. La asistología.

 Algo pocas veces considerado dentro de la planeación pero realmente importante es la asistencia de personas al evento, por default pensamos que nuestro evento se llenará por el simple hecho de anunciarlo, sin embargo, en la mayoría de los casos no es así.

Por ello, debemos asegurarnos de alguna manera que las personas asistan, ya sea regalando cortesías, invitando grupos de personas (alumnos, escuelas, empresas) haciendo convocatorias de pre-registro, etc.

8. La lugarología.

 Organizando un concurso de canto seleccionamos un auditorio cuyo aire acondicionado no era suficiente para soportar a los asistentes, al cabo de una hora todos estábamos muriendo asados dentro del evento.

Elegir un espacio correcto para la organización de eventos es una pieza clave. El lugar tiene que ser capaz de dar respuesta a tus necesidades,  considera el tipo de evento vas a llevar a cabo y pon atención a el número de asistentes, los servicios técnicos y audiovisuales con los que cuenta, si puede darse abasto con el estacionamiento, si tiene espacios para poner catering e incluso si cuenta con adecuaciones para capacidades diferentes.