¿Cómo hacer un manual de comunicación interna?

Se dice que en la actualidad, el 60% de los problemas de una empresa son consecuencia de una mala comunicación interna, ya sea porque los líderes no han sabido comunicar claramente los proyectos y objetivos a sus empleados o porque los medios no han sido los adecuados, por ello es fundamental que las empresas sepan cómo hacer un manual de comunicación interna.

En promedio, el 80% de los empleados que fallan lo hacen porque no saben relacionarse con sus compañeros o porque no reciben suficiente retroalimentación de sus jefes.

Las empresas siguen sin comprender la necesidad de una buena comunicación organizacional y las consecuencias de esto han ido desde una baja productividad, pérdidas económicas, incumplimiento de objetivos, hasta la desaparición de la empresa.

El manual de comunicación interna está dirigido a todo el equipo humano interno de la organización y es el documento que sirve como referencia para todos los departamentos, prácticamente es el mensaje que se está lanzando a todo el equipo de trabajo de “quién y cómo es la empresa” y debe estar sustentado por este documento.

Se debe comprender que es muy importante tener definido cómo se quiere ser percibido por los empleados, pues será el mismo mensaje que ellos generarán hacia fuera de la empresa, pues son la mejor carta de presentación y pueden llegar a ser los mejores embajadores de la organización.

¿Te has dado cuenta que hay un problema en tu empresa? ¿Tu equipo tiene mala relación? ¿Los objetivos de tu empresa no son alcanzados? O peor ¿Al equipo no le importa alcanzar los objetivos?

Si respondiste sí a cualquiera de estas preguntas, no lo dudes más y sigue leyendo nuestra nota porque tú, querido lector, necesitas un plan de comunicación interna.

1. Empieza por conocer a tu empresa de pies a cabeza y reconocer elementos clave; así como reunirte con los supervisores de cada área para platicarles personalmente lo que estás a punto de hacer y lo importante que es su apoyo para lograr este manual. Comienza por recopilar todo lo que conforme la filosofía de tu empresa, sus cimientos, como son:

1. Historia
2. Misión
3. Visión
4. Valores y principios
5. Slogan
6. Organigrama
7. Cultura organizacional formal, es decir, la manera establecida por los fundadores, sobre el comportamiento de los empleados, por ejemplo, reglamento, políticas, reconocimientos, sueldos, etc.

2. Una vez recopilada esta información, debes confirmar los alcances del problema y definir la forma en la que podrás resolverlo. ¿Cómo podrás hacerlo?
   1. Identifica si el problema ha llegado a más áreas y de qué forma está siendo percibida por el personal. Puedes utilizar herramientas como entrevistas y la observación profunda para identificar qué tanto conocen la problemática.
   2. También averigua qué tanto conocen los empleados los objetivos y la filosofía de la empresa.
   3. Recopila ejemplos de los medios y herramientas de comunicación utilizados (minutas, carteles, listas, pizarrones, correo electrónico, periódico interno, intranet, etc.), y realiza un análisis de cada uno.
3. Una vez recopilada esta información, llegó la hora de realizar una planeación detallada, o sea, el camino que seguiremos para realizar nuestro manual, los elementos esenciales que necesitamos son:
   1. Actividad
   2. Fecha
   3. Responsable de realización de cada actividad.

Esto te ayudará a crear ideas sobre el desarrollo de las estrategias, su aplicación y sobretodo te ayudará a involucrarte y conocer cada rincón de la empresa.

4. Comienza a definir las estrategias y las herramientas que utilizarás; entre las herramientas que puedes utilizar están las entrevistas, encuestas, focus grupo, exámenes psicológicos o actividades dirigidas a todo el personal; para la recopilación de la siguiente información:
   1. Identidad corporativa informal: Es decir, comprender la “cultura informal” o todo aquello que sucede de forma “normal” (costumbres, qué pasa en los pasillos, qué pasa en las reuniones fuera del trabajo, medios de comunicación), o sea, todo lo que no está escrito o definido como “formal”, pero aun así sucede.
   2. Compara la escala de valores: ¿Cuáles de tus valores realmente se practican y porqué?
   3. Identifica si los empleados se identifican con los valores de la empresa y si los ven como parte de sus actividades o como parte de sus objetivos personales.
   4. Organigrama vs Sociograma: Identifica al líder del equipo, aquella persona que no tiene el puesto como tal pero es a la que los empleados escuchan y siguen, y pregúntate, ¿la distribución de puestos informal es igual a la del organigrama?
   5. Por último, analiza si existe un buen nivel de retroalimentación por parte de los empleados a los niveles altos de la empresa, recuerda que la retroalimentación es básica en este proceso.

Con esta información estás a punto de crear un manual de comunicación interna hecho especialmente para tu empresa y por tu empresa. En este manual debes incluir los siguientes apartados:

1. Resumen ejecutivo: Un breve resumen o introducción del manual de comunicación, especificando para qué sirve, o sea, lo que se quiere conseguir de forma general, así como la filosofía de la empresa, para que cualquier persona que lo consulte comprenda su razón de ser.
2. Estudio del entorno: En esta parte agrega todo lo que encontraste sobre el entorno de la empresa, el análisis FODA, la definición y reconocimiento de los perfiles de los empleados, (nivel educativo, nivel socioeconómico y perfil psicológico); por cada una de las áreas.
3. Objetivos: ¿Qué objetivo y finalidad tiene el manual?
4. Estrategias: Incluye los medios, herramientas y tipo de lenguaje adecuados para la comunicación de mensajes por cada área y por tipo de situación.
5. Calendario: Periodicidad por cada tipo de mensaje y acción, ¿habrá campañas, eventos u otra acción a desarrollar? En este apartado debe estar anotado.
6. Evaluación y seguimiento: Aquí se definirá cómo se estará evaluando periódicamente el éxito del manual de comunicación interna.

 ¡Y voilà! Ahora tienes una idea de lo que podría ser tu manual de comunicación interna, si en tu empresa no hay un grupo de comunicólogos organizacionales o de recursos humanos, puedes recurrir a expertos que se encargan de estas actividades y darte una visión mucho más amplia ya que son personas ajenas a la organización.

Por último, es importante que todas las organizaciones (empresas privadas, públicas, sin fines de lucro, etc.), comprendan que la comunicación organizacional no es un lujo, sino una gran necesidad, pues la empresa es un ecosistema que está formado por pequeños sistemas que funcionan entre sí y es de suma importancia que haya una efectiva y clara comunicación para lograr objetivos y metas, y para ello se debe estudiar a la empresa como un organismo único que cuenta con sus propias características, cultura, valores y una personalidad propia.

Nos gustaría conocer tu opinión sobre la comunicación interna y la importancia que tiene en la actualidad en todas las empresas. ¿Crees que en tu empresa tienen una buena comunicación interna? ¿Qué les hace falta? Cuéntanos en los comentarios.