Por: Rocío Hernández | 2 julio de 2020
Para muchos, la modalidad “home office” nos tiene de “conference” en “conference” todo el día; pero, ¿realmente estás teniendo llamadas efectivas?
Comencemos por ser puntual. Olvida el clásico pretexto de las juntas presenciales: “es que había mucho tráfico”. En las conferencias virtuales no hay forma de que llegues tarde. Eso sí, considera que a veces el internet puede fallar, por lo tanto conéctate con 5 minutos de anticipación y verifica que tu conexión sea estable. En caso de que no, ten un “Plan B”, que puede ser, hacer una simple llamada telefónica o intentar una llamada tripartita con el teléfono o si hay más involucrados, llamar a alguno de ellos y pedirle que te ponga en altavoz y/o que sea tu interlocutor. Incluso considera la opción de pedir que alguien te grabe el webinar si es que eres alguien que no necesitaba hablar en ella sino sólo escuchar.
Una vez conectados, evita los largos silencios incómodos, ve al grano, todos tienen muchas cosas que hacer, tener una orden del día ayudará a que no comiencen a divagar con otros temas. Ahondaremos más sobre esto en un punto más adelante.
Para tener una conference call eficiente, indica claramente al inicio de la reunión cuál es el objetivo de ésta para que todos lo tengan claro. De hecho lo puedes avisar desde antes, cuando envías la convocatoria para la reunión.
La orden del día es como un pequeño guión que te ayudará a saber qué temas abordar primero. Organiza tus temas de acuerdo al nivel de importancia o de acuerdo a los involucrados, por ejemplo si tienes un tema muy importante y 3 que no lo son tanto y sabes que el equipo sólo dispone de media hora para la llamada, dale prioridad a ese tema importante o si alguno de los involucrados fuera pieza clave para determinado tema y sabes que se tendrá que retirar primero de la reunión, empieza con ése.
No hay nada más feo al tener una conference call que entrar a la plataforma y que nadie diga nada, que no sepas si están callados porque todavía falta alguien por conectarse, si el silencio es por una falla técnica; etc. Sé un buen moderador y anfitrión, saludando a los que se unen a la conferencia y avisándoles si estamos en espera de alguien más y durante cuántos minutos lo esperaremos. (Otra razón más para ser puntual, evitemos que los demás tengan que esperar)
Inicia la conferencia indicando el objetivo y ve guiando a todos sobre los temas que se abordarán con ayuda de tu orden del día tener una conference call eficiente. Establece las reglas, por ejemplo “pedir que todos cierren micrófono”. Dale la palabra a los involucrados. Pregunta si existen dudas o todos tienen claro lo que se trató en la llamada y despídete.
En este punto te recordamos que hay diferentes plataformas que puedes usar para tener una conference call eficiente, da clic aquí para conocer algunas.
El que estés frente a un monitor y no frente a una persona en vivo no debe ser razón para olvidarnos de los modales.
Si todos tienen cámara activa, usa la tuya también, si eres el personaje principal de la llamada, usa tu cámara. Sabemos que esto puede consumir más ancho de banda, pero al menos los primeros 5 minutos que te toma dar la bienvenida e introducción es bueno ver que hay un humano así que no le tengas miedo a mostrarte ante la cámara.
Cierra tu micrófono cuando no estés usándolo y pide a los demás asistentes lo mismo o como moderador usa la función de silenciar a todos que tienen la mayoría de las plataformas para conferencias virtuales.
Si vas a mostrarte en video como te sugerimos sólo 5 minutos o durante toda la conferencia, cuida tu entorno, especialmente lo que hay detrás de ti. Trata de tener un fondo lo más limpio posible y sin distractores. Plataformas como Zoom te permiten incluso poner un fondo personalizado para que no se vea el fondo real que tienes en casa.
Evita comer y/o hacer ruidos desagradables. Si te tienes que salir de la reunión despídete, ya sea mediante el micrófono o si en ese momento alguien está hablando puedes enviar un mensaje por el chat.
Es muy fácil caer en la tentación de que mientras otro está hablando tú comiences a abrir otros archivos que no están relacionados con la llamada y te pongas a trabajar en otras cosas creyendo que estás aprovechando el tiempo, pero esto puede ser peligroso ya que lo más probable es que pierdas detalles de lo que estaba hablando la otra persona y quizá diga algo clave que te habrás perdido. No te confíes ni siquiera cuando sepas que están grabando la sesión, además si queremos tener un uso efectivo del tiempo, el tener que revisar posteriormente la sesión grabada le quita todo lo efectivo.
Sí, ya lo dijimos en otro punto, pero esto merece tener su propio apartado porque de verdad uno termina enterándose hasta de los problemas familiares cuando no cierran el micrófono. Durante toda esta cuarentena puedo compartirte que he escuchado el canto de un gallo, el ladrido de un perro, el grito del señor del agua, el del gas, la campana de la basura, un niño contándole un chiste a su mamá, la televisión, cacerolas golpeadas por la cuchara y todos esos ruidos distraen. Por ejemplo el caso del niño contando el chiste a pesar de que nos hizo reír cosa que se agradece en estos tiempos, generó que perdiéramos mucho tiempo porque todos reían, algunos comenzaron a hablar de otras cosas y el moderador tardó en volver a regresar a todos al tema que se estaba tratando, por lo tanto el uso de nuestro tiempo dejó de ser efectivo.
Cuando alguien está hablando y otra persona lo interrumpe es señal de que esa conferencia va a durar más de lo previsto ¿por qué? Porque generalmente el que interrumpe empieza a abordar otros temas que no eran los de la orden del día y esto roba tiempo, cuando la persona que fue interrumpida puede retomar la palabra intenta recuperar la temática y se pierde la fluidez. Eso sin contar que el resto de las personas que están escuchando se confunden porque la comunicación comienza a cortarse y ya no saben exactamente a quién escucharon. Si tienes algo que decir pide la palabra y si eres el moderador recuerda que al establecer las reglas de la reunión puedes decir “por favor no interrumpan a quien esté hablando ya que al final dispondremos de tal cantidad de tiempo para dudas y respuestas” o “por favor si alguien quiere hablar, abra el micrófono, diga su nombre y si consideramos que es momento de esa intervención el moderador dará la palabra”.
No hay peor uso del tiempo, que arrancarse a hablar sin haber preguntado antes si te escuchaban y/o te veían correctamente. Imagínate que tras hablar 15 minutos te des cuenta que nadie te estaba escuchando.
Aparte de preguntar al inicio, también mantente pendiente del chat de la platafoma ya que si algo falla en cuanto a audio o video, hay personas que suelen avisarte por mensaje para no interrumpirte.
No es lo mismo entrar a una conferencia virtual que organizó alguien más a que tú la organices. Generalmente cuando te invitan sólo tienes que dar un simple clic y ya estás dentro, aun así es importante que sepas dónde dar clic, ya sea para cerrar tu micrófono, tu cámara, para compartir pantalla, o para grabar la sesión, dónde usar el chat, etc. Pero si eres el organizador, debes dominar más cosas como saber dónde aceptas a los usuarios que se suman a la llamada, cómo silenciar micrófonos de otras personas, cómo dar privilegios de administrador a alguien más para que pueda compartir pantalla, cómo enviar un mensaje en el chat grupal, cómo enviar un mensaje individual, por mencionar algunos.
10.- ¡Y qué crees! No hay un punto 10, pero se veía muy feo dejar la nota con sólo 9 puntos, así que éste es sólo para decirte que espero hayas disfrutado esta información y que te resulte útil para mejorar el uso de tu tiempo en casa cada vez que tengas que hacer una conference call.
Y si aún no te terminas de adaptar a trabajar desde casa, Hubspot nos comparte una guía práctica que te puede servir, da clic aquí para verla
Las opiniones expresadas son sólo responsabilidad de sus autores y son completamente independientes a Amo ser comunicólogo.
Maestra en Dirección de Proyectos. Comunicóloga. Más de 10 años dedicándome al Marketing Digital.
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